Cómo se lleva a cabo y cuáles son los componentes de la planificación de un
evento deportivo
Los
eventos en general son fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que
tienen diversos objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos
establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es
ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas.
Los
eventos se caracterizan por el nivel relativo de complejidad e incertidumbre asociadas
a ellos. Con el concepto incertidumbre nos referimos a la situación de duda
inicial en la planificación de los eventos respecto al volumen de
participación, al coste total, o más relacionado con nuestro campo, al volumen
de información a generar. La complejidad de un evento hace referencia a su
estructura organizativa. Dependiendo del grado de complejidad, requiere de los
organizadores la aplicación de distintos niveles de gestión y la satisfacción
de distintas demandas.
Estos dos aspectos son de gran importancia al
trabajar con eventos, ya que conllevan un cierto factor de riesgo en la
organización. Podemos caracterizar los eventos, por los siguientes principales
aspectos: unicidad, no repetividad, intangibilidad, altos niveles de contacto
personal e interacción, intensidad del trabajo y escala temporal limitada. Los
eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles. Los primeros
corresponden al del evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los
elementos tangibles son productos complementarios de los primeros, como por
ejemplo, los productos de comercialización.
Los
eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión
pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento. La
organización de eventos deportivos requiere de sistemas de información que
sirvan como herramienta para la gestión eficiente y de éxito del evento. Cuanto
más complejo sea el evento, más necesaria será la intervención de los
profesionales de la información y la documentación en la definición de las
políticas de gestión documental y de la información en el sí de la
organización. La gestión de la información y documentación de eventos
deportivos ha de ser llevada a cabo por profesionales, capaces de analizar el
entorno informativo de la organización y sus necesidades de información, de
definir y establecer los sistemas necesarios para satisfacer las necesidades de
los diferentes actores durante todas las fases que transcurren en la
organización de eventos y capaces de planificar el legado de esta información y
documentación.
Ejemplificando,
para un evento deportivo, se necesita de la información de qué es el deporte,
como se lleva a cabo el mismo, las reglas y todo lo relacionado con éste; con
base en eso se podrá realizar la planeación del evento deportivo.
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